Conditions générales de vente

1. Parties au contrat et champ d’application

Meapy Health propose des Employee Assistance Programmes (EAP), de l’accompagnement individuel (Guidance) et du Learning and Development (L&D). Het Financieel Huis bv est le titulaire des contrats pour la Belgique. Les autres pays sont gérés par BSJ Invest lda, à l’adresse portugaise ci-dessous. Votre devis ou votre contrat indique avec quelle entité juridique vous contractez.

Ces conditions s’adressent aux organisations qui achètent des services Meapy Health. Les employés qui utilisent un programme acheté par leur organisation ne deviennent pas personnellement redevables de son prix. Une franchise nécessite un contrat distinct ; une demande ne confère aucun droit d’exploitation ou d’exclusivité.

2. Devis, commandes et conclusion du contrat

Une demande de devis ne constitue pas à elle seule un contrat. Le client fournit des informations exactes sur l’organisation, les pays, les effectifs et les services. Seul un représentant habilité peut accepter un devis pour l’organisation.

Le contrat est conclu lorsque les deux parties acceptent la commande ou le devis selon la procédure indiquée et que le titulaire du contrat le confirme. Un accusé de réception automatique ou une référence de demande prouve la réception, mais pas à lui seul l’acceptation du contrat, le paiement ou l’activation. La confirmation définitive précise les services, le prix, le cocontractant et le démarrage convenu.

3. Documents contractuels et priorité

Le devis accepté, la confirmation, le contrat de services, la description du programme et ces conditions définissent ensemble les engagements. Les dispositions spécifiques expressément convenues prévalent en cas de divergence. Le droit impératif reste applicable.

Les conditions d’utilisation régissent le site ; la déclaration de confidentialité et les accords éventuels de traitement régissent séparément les données personnelles. Conservez les documents et conditions de votre commande.

4. Trois services aux prix distincts

L’EAP est un programme de soutien des employés ; Guidance concerne l’accompagnement individuel ou complémentaire ; le L&D concerne la formation et le développement. Leurs modèles tarifaires diffèrent et ils ne sont pas automatiquement tous inclus dans une seule formule.

Le devis précise l’EAP choisi et ses options. Guidance, le L&D et les services sur mesure font l’objet de devis distincts, sauf inclusion expresse. La description du programme précise les services inclus, les bénéficiaires, les pays et les limites.

5. STANDARD, PREMIUM et séances

Pour le soutien mental, un modèle de 5 ou 8 séances est choisi. PREMIUM offre trois fois plus de consultations juridiques et financières que STANDARD, sans augmenter automatiquement les séances de soutien mental. Les conditions d’attribution et d’utilisation sont fixées dans la description du programme.

STANDARD et PREMIUM suivent les mêmes modalités d’accès et délais de réponse (SLA). PREMIUM n’accélère pas l’accès. Les heures supplémentaires et les parcours d’accompagnement individuel pour des difficultés plus profondes sont des services complémentaires, non des droits automatiques de PREMIUM.

6. Devis et programmes internationaux

Chaque programme est proposé sur la base d’un devis sur mesure. Les organisations plus grandes et internationales en discutent avec un account manager.

Plusieurs pays peuvent être inclus, chacun avec son effectif. Les options ne sont pas disponibles partout. Un numéro dédié par pays est facultatif, non automatiquement inclus. Le devis ou la confirmation précise les pays, services et coûts spécifiques.

7. Prix, TVA et éléments de coût

Les montants du devis sont en euros hors TVA. La TVA applicable et les informations de facturation sont précisées dans le devis ou à la facturation. Le devis distingue les frais uniques de mise en place, la gestion annuelle du compte, le programme et les options.

Le devis présente les coûts par année et par pays séparément ; les frais ponctuels ne se répètent pas automatiquement chaque année.

Effectifs, pays, formule, options et données d’organisation déterminent le calcul. Vérifiez-les avant acceptation. Le prix confirmé et toute procédure expressément convenue de révision prévalent ; une modification du site ne change pas automatiquement un contrat en cours.

8. Facturation et paiement

Le contrat ou la confirmation fixe la facturation, le mode de paiement et les échéances. Le client fournit des données d’entreprise, de facturation et de TVA exactes. Seules les remises expressément convenues s’appliquent.

En cas de contestation d’une facture, contactez-nous en expliquant le motif afin de chercher une solution. Les conséquences d’un retard suivent le contrat et le droit applicable. Ces conditions n’ajoutent aucune pénalité fixe, aucun taux d’intérêt ni tarif de recouvrement qui n’aurait pas été convenu.

9. Lancement et coopération du client

Le lancement est prévu dans un délai de 6 à 8 semaines ; le calendrier concret est confirmé lors de l’onboarding. Les données d’organisation, pays, choix de communication et validations doivent être transmis à temps.

Le client désigne un interlocuteur, coopère à la mise en place et informe les employés de l’accès. En cas d’informations manquantes, de validations tardives ou d’autres circonstances, les parties discutent d’une date adaptée. Une demande seule n’active pas le programme.

10. Durée et résiliation

La durée standard est de trois ans à partir de la date de début convenue. Après la première année contractuelle, le client peut résilier à tout moment avec un préavis de trois mois, sans attendre la fin de la deuxième ou troisième année.

Adressez la résiliation par écrit au titulaire identifié dans votre contrat. Les parties confirment la réception, la date de fin et les modalités de clôture. Les services et obligations de paiement convenus restent applicables jusqu’à cette date. Toute dérogation doit être expressément convenue.

Le contrat détermine les suites de l’échéance des trois ans. Ces conditions ne prévoient pas de renouvellement automatique. Les droits légaux liés à un manquement grave ou à un autre motif légal de résiliation restent préservés.

11. Modification des effectifs, pays et services

Signalez à votre account manager les changements pertinents d’effectifs, de pays, de données ou de services. Ils peuvent affecter la mise en place, la disponibilité et le prix.

Les parties confirment le périmètre révisé, les coûts et la date d’effet avant mise en œuvre. Une demande individuelle hors programme n’ajoute pas automatiquement un service payant. Les demandes personnelles restent confidentielles.

12. Services complémentaires

Les services complémentaires et leurs tarifs figurent dans le devis.

13. Limites d’utilisation et suivi

Des plafonds individuels évitent qu’une personne ou quelques personnes consomment une part disproportionnée du programme. Les limites précises et l’accompagnement complémentaire sont définis dans le programme.

La gestion de compte suit l’utilisation à partir de signaux automatisés du système. Ce suivi opérationnel ne donne pas à l’employeur accès aux conversations ou demandes personnelles. Le soutien au-delà des limites incluses est convenu au préalable.

14. Confidentialité et données personnelles

Le soutien EAP est externe et confidentiel. Le contenu des demandes et conversations personnelles n’est pas transmis aux RH ou à l’employeur. Un contact avec l’employeur n’intervient qu’à la demande explicite de l’employé, après avoir convenu avec lui de ce qui peut être partagé.

Les professionnels respectent les obligations légales de communication applicables. Les règles et limites professionnelles sont expliquées lors du soutien. La déclaration de confidentialité et les accords distincts requis régissent les données.

Le client ne partage que les données nécessaires via les canaux convenus. Les formulaires généraux ne sont pas destinés aux dossiers médicaux ou données sensibles concernant des employés. Le consentement à être contacté au sujet d’une demande n’est pas un consentement général au marketing.

15. Services professionnels et limites

Les services sont assurés par des accompagnateurs adaptés et, lorsque c’est nécessaire, par des professionnels habilités ou des prestataires partenaires. Le soutien dépend de la demande, de l’évaluation professionnelle et du périmètre convenu. L’accompagnement juridique et financier de première ligne n’inclut pas automatiquement la représentation, les procédures ou un conseil réglementé.

Aucun résultat médical, juridique, financier ou organisationnel précis n’est garanti. Les calculs et rapports de ROI sont des scénarios indicatifs, et non une garantie de résultat. Le site et les formulaires ne sont pas un service de crise ; en cas de danger immédiat, contactez les services d’urgence locaux, dans l’UE via le 112.

16. Rendez-vous, formations et supports

Pour les rendez-vous individuels, formations et parcours complémentaires, des modalités pratiques sont convenues pour la planification, la participation, le report et l’éventuelle annulation. Des frais d’annulation ou une perte de séances ne s’appliquent que s’ils sont clairement convenus au préalable et légalement autorisés.

Les supports, rapports et formations peuvent être protégés par des droits de propriété intellectuelle de Meapy Health ou de tiers. Le client peut les utiliser pour la finalité convenue au sein de l’organisation. Publication, revente ou usage hors périmètre nécessitent une autorisation, sauf permission légale. Un contrat de services ne confère aucun droit de franchise.

17. Réclamations, manquements et force majeure

Adressez vos réclamations au titulaire du contrat ou à votre account manager, sans partager de données personnelles sensibles inutiles. Les parties examinent le problème et discutent d’une solution adaptée. Une réclamation ne supprime pas les droits légaux.

En cas de manquement, les parties discutent d’une réparation et d’une approche raisonnable selon le contrat et le droit applicable. Des circonstances hors contrôle raisonnable peuvent affecter les services ; la partie concernée les signale et cherche à limiter leur impact. La force majeure n’éteint pas automatiquement toutes les obligations et n’exclut pas les droits légaux.

18. Responsabilité, droit et litiges

La responsabilité s’apprécie selon le droit applicable et le contrat spécifique. Ces conditions ne prévoient ni indemnisation illimitée au profit d’une partie ni exclusion générale de toute responsabilité. Les responsabilités non excluables et droits impératifs sont préservés.

Un choix de droit ou des modalités de règlement des litiges doivent être expressément stipulés dans le contrat, dans le respect des protections impératives et des instances compétentes. Les parties cherchent d’abord une solution par le dialogue. Si le droit de la consommation s’applique, les droits légaux d’information, de rétractation et de remboursement restent valables ; ces conditions professionnelles ne les excluent pas.