Algemene verkoopsvoorwaarden

1. Contractspartijen en toepassingsgebied

Meapy Health biedt Employee Assistance Programmes (EAP), individuele begeleiding (Guidance) en Learning and Development (L&D). Voor België is Het Financieel Huis bv de contracthouder. Alle overige landen worden beheerd door BSJ Invest lda, gevestigd op het hieronder vermelde adres in Portugal. De offerte of overeenkomst vermeldt met welke rechtspersoon je contracteert.

Deze voorwaarden zijn bedoeld voor organisaties die Meapy Health-diensten afnemen. De werknemers die gebruikmaken van een door hun organisatie aangekocht programma zijn daardoor niet persoonlijk de betalingsplichtige klant. Franchiseverlening wordt geregeld in een afzonderlijke franchiseovereenkomst; een franchiseaanvraag verleent geen exploitatie- of exclusiviteitsrechten.

2. Offerte, bestelling en totstandkoming

Een offerteaanvraag is niet op zichzelf een overeenkomst. De klant verstrekt juiste gegevens over de organisatie, de betrokken landen, het aantal werknemers en de gewenste diensten. Alleen een bevoegde vertegenwoordiger mag namens de organisatie een offerte aanvaarden.

Een overeenkomst komt tot stand wanneer de bestelling of offerte volgens de aangegeven procedure door beide partijen is aanvaard en de contracthouder dit bevestigt. Een automatisch ontvangstbericht of aanvraagreferentie bewijst ontvangst, niet op zichzelf contractaanvaarding, betaling of activatie. De definitieve bevestiging vermeldt de diensten, prijs, contracthouder en overeengekomen start.

3. Contractdocumenten en rangorde

De aanvaarde offerte, bestelbevestiging, dienstverleningsovereenkomst, programmabeschrijving en deze voorwaarden bepalen samen de afspraken. Specifieke, uitdrukkelijk overeengekomen bepalingen gaan bij tegenstrijdigheid voor op algemene bepalingen. Dwingend toepasselijk recht blijft steeds gelden.

De websitegebruiksvoorwaarden regelen het websitegebruik; de privacyverklaring en eventuele gegevensverwerkingsafspraken regelen afzonderlijk de verwerking van persoonsgegevens. Bewaar de voorwaarden en documenten die bij je bestelling horen.

4. Drie diensten met afzonderlijke prijzen

EAP is een programma voor ondersteuning van werknemers. Guidance betreft individuele of aanvullende begeleiding. L&D betreft opleidingen en ontwikkelingsactiviteiten. Deze diensten hebben verschillende prijsmodellen en zijn niet automatisch allemaal inbegrepen in één pakket.

De offerte vermeldt het gekozen EAP en de geselecteerde extra diensten. Guidance, L&D en maatwerk worden afzonderlijk geoffreerd, tenzij ze uitdrukkelijk in de overeenkomst zijn opgenomen. De programmabeschrijving bepaalt de inbegrepen diensten, rechthebbenden, landen en limieten.

5. STANDARD, PREMIUM en sessies

Voor mentale ondersteuning wordt een model met 5 of 8 sessies gekozen. PREMIUM biedt drie keer zoveel juridische en financiële consultaties als STANDARD, maar verhoogt niet automatisch het gekozen aantal mentale sessies. De concrete voorwaarden voor toekenning en gebruik worden vastgelegd in de programmabeschrijving.

STANDARD en PREMIUM hanteren dezelfde afspraken over toegang en responstijden (SLA). PREMIUM geeft geen snellere toegang. Extra uren en trajectbegeleiding voor dieperliggende problemen zijn aanvullende diensten en geen automatische aanspraak binnen PREMIUM.

6. Offertes en internationale programma’s

Elk programma wordt aangeboden op basis van een offerte op maat. Voor grotere en internationale organisaties bespreek je de opzet met een accountmanager.

Je kunt verschillende landen opnemen, elk met een eigen werknemersaantal. Niet elke aanvullende dienst is in elk land beschikbaar. Een eigen nummer per geselecteerd land is een optie, geen automatisch inbegrepen onderdeel. De offerte of bevestiging legt de landen, diensten en eventuele landspecifieke kosten vast.

7. Prijzen, btw en kostenonderdelen

Bedragen in de offerte zijn in euro en exclusief btw. De toepasselijke btw en de overeengekomen facturatiegegevens worden in de offerte of bij facturatie verduidelijkt. De offerte onderscheidt eenmalige opstartkosten, jaarlijks accountbeheer, het programma en de gekozen extra diensten.

De offerte vermeldt de kosten per jaar en per land afzonderlijk. Eenmalige kosten worden niet automatisch jaarlijks herhaald.

Het werknemersaantal, de landen, het pakket, de extra diensten en de ingevulde organisatiegegevens bepalen de berekening. Controleer die gegevens vóór aanvaarding. De schriftelijk bevestigde prijs en eventuele uitdrukkelijk overeengekomen prijsaanpassingsprocedure zijn bepalend; een latere wijziging op de website verandert niet automatisch een lopend contract.

8. Facturatie en betaling

De overeenkomst of bestelbevestiging bepaalt wanneer wordt gefactureerd, welke betaalmethode wordt gebruikt en binnen welke termijn betaling moet plaatsvinden. De klant verstrekt correcte bedrijfs-, facturatie- en btw-gegevens. Alleen uitdrukkelijk overeengekomen kortingen zijn van toepassing.

Bij een betwiste factuur neemt de klant contact op en licht de betwisting toe, zodat partijen een oplossing kunnen zoeken. Eventuele gevolgen van betalingsachterstand volgen uit de overeenkomst en het toepasselijke recht. Deze voorwaarden voegen geen vaste boete, rentepercentage of incassotarief toe dat niet is overeengekomen.

9. Opstart en medewerking van de klant

De voorziene lanceringstermijn bedraagt 6 tot 8 weken. Partijen bevestigen de concrete planning tijdens onboarding. Tijdige aanlevering van de vereiste organisatiegegevens, landen, communicatiekeuzes en goedkeuringen is nodig om het programma te kunnen opzetten.

De klant duidt een contactpersoon aan, werkt mee aan de inrichting en informeert werknemers over de toegang. Als ontbrekende gegevens, goedkeuringen of andere omstandigheden de planning beïnvloeden, bespreken partijen een aangepaste startdatum. Een aanvraag alleen betekent niet dat het programma al actief is.

10. Contractduur en opzegging

De standaardcontractduur bedraagt drie jaar, te rekenen vanaf de startdatum die in de overeenkomst is vastgelegd. Na het eerste contractjaar kan de klant op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van drie maanden. Opzegging na jaar één vereist dus niet dat de klant tot het einde van jaar twee of drie wacht.

De klant meldt de opzegging schriftelijk aan de in de overeenkomst genoemde contracthouder. Partijen bevestigen de ontvangst, einddatum en afwikkeling. Tot de effectieve einddatum blijven de overeengekomen diensten en betalingsverplichtingen gelden. Eventuele afwijkende afspraken moeten uitdrukkelijk in de overeenkomst staan.

De overeenkomst bepaalt wat bij afloop van de driejarige duur gebeurt. Deze voorwaarden voorzien geen automatische verlenging. Wettelijke rechten bij een ernstige tekortkoming of andere wettelijke beëindigingsgrond blijven onverlet.

11. Wijzigingen in werknemers, landen en diensten

Meld relevante wijzigingen in werknemersaantallen, landen, organisatiegegevens of gewenste diensten aan je accountmanager. Een wijziging kan gevolgen hebben voor de inrichting, beschikbaarheid en prijs van het programma.

Partijen bevestigen de aangepaste scope, eventuele kosten en ingangsdatum voordat de wijziging wordt uitgevoerd. Extra diensten ontstaan niet automatisch door een werknemersverzoek buiten het overeengekomen programma. Individuele ondersteuningsvragen blijven vertrouwelijk.

12. Aanvullende diensten

Aanvullende diensten en hun tarieven staan in de offerte.

13. Gebruiksgrenzen en opvolging

Er gelden maximale gebruiksgrenzen per persoon om te voorkomen dat één of enkele personen een onevenredig deel van het programma gebruiken. De concrete limieten en afspraken over aanvullende ondersteuning worden in het programma vastgelegd.

Accountmanagement volgt het gebruik op aan de hand van geautomatiseerde signalen uit het systeem. Deze operationele opvolging geeft de werkgever geen toegang tot de inhoud van gesprekken of individuele hulpvragen. Aanvullende begeleiding boven de inbegrepen grenzen wordt vooraf afgestemd.

14. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

EAP-ondersteuning is extern en vertrouwelijk. De inhoud van persoonlijke hulpvragen en gesprekken wordt niet met HR of de werkgever gedeeld. Contact met de werkgever vindt alleen plaats op uitdrukkelijk verzoek van de werknemer, nadat met de werknemer is afgesproken wat gedeeld mag worden.

Wettelijke verplichtingen tot verstrekking moeten door de betrokken professional worden gerespecteerd. De toepasselijke professionele regels en grenzen worden tijdens de begeleiding toegelicht. De privacyverklaring en, waar vereist, afzonderlijke gegevensverwerkingsafspraken bepalen hoe persoonsgegevens worden behandeld.

De klant deelt alleen noodzakelijke gegevens via de daarvoor overeengekomen kanalen. Algemene aanvraagformulieren zijn niet bedoeld voor medische dossiers of gevoelige informatie over werknemers. Toestemming voor contact over een aanvraag is geen algemene marketingtoestemming.

15. Professionele dienstverlening en grenzen

De dienstverlening wordt uitgevoerd door geschikte begeleiders en, waar vereist, bevoegde professionals of samenwerkende dienstverleners. De inhoud hangt af van de hulpvraag, professionele beoordeling en de overeengekomen scope. Eerstelijns juridische en financiële begeleiding omvat niet automatisch vertegenwoordiging, procedures of gereglementeerd advies.

Het programma garandeert geen specifieke medische, juridische, financiële of organisatorische uitkomst. ROI-berekeningen en rapporten zijn indicatieve scenario’s, geen resultaatgarantie. De website en aanvraagformulieren zijn geen crisisdienst; bij onmiddellijk gevaar gebruik je de lokale hulpdiensten, binnen de EU via 112.

16. Afspraken, opleidingen en materialen

Voor individuele afspraken, trainingen en aanvullende trajecten worden praktische afspraken gemaakt over planning, deelname, verplaatsing en eventuele annulering. Een annuleringsvergoeding of verval van sessies geldt alleen wanneer dat vooraf duidelijk is overeengekomen en wettelijk is toegestaan.

Materialen, rapporten en opleidingen kunnen beschermd zijn door intellectuele-eigendomsrechten van Meapy Health of derden. De klant mag ze gebruiken voor het overeengekomen doel binnen de organisatie. Publicatie, doorverkoop of gebruik buiten die scope vereist toestemming, tenzij de wet het toestaat. Een dienstencontract verleent geen franchiserechten.

17. Klachten, tekortkomingen en overmacht

Meld een klacht over de dienstverlening bij de contracthouder of accountmanager en beschrijf het probleem zonder onnodige gevoelige persoonsgegevens te delen. Partijen onderzoeken de klacht en bespreken een passende oplossing. Een klacht neemt wettelijke rechten niet weg.

Bij een tekortkoming bespreken partijen herstel en een redelijke aanpak volgens de overeenkomst en het toepasselijke recht. Omstandigheden buiten redelijke controle kunnen uitvoering beïnvloeden; de getroffen partij meldt dit en probeert de gevolgen te beperken. Overmacht leidt niet automatisch tot verval van alle verplichtingen of uitsluiting van wettelijke rechten.

18. Aansprakelijkheid, recht en geschillen

De aansprakelijkheid van partijen wordt beoordeeld volgens het toepasselijke recht en de specifieke overeenkomst. Deze algemene voorwaarden bevatten geen onbeperkte vrijwaring of algemene uitsluiting van alle aansprakelijkheid. Wettelijk niet-uitsluitbare aansprakelijkheid en dwingende rechten blijven behouden.

Eventuele rechtskeuze en afspraken over geschillen worden uitdrukkelijk in de overeenkomst opgenomen, met respect voor dwingende bescherming en bevoegde instanties. Partijen proberen geschillen eerst in overleg op te lossen. Wanneer een aankoop toch onder consumentenrecht valt, blijven onder meer eventuele wettelijke informatie-, herroepings- en terugbetalingsrechten gelden; deze B2B-voorwaarden sluiten die niet uit.