Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

BSJ Invest lda, gevestigd op het hieronder vermelde adres in Portugal, is verantwoordelijk voor de verwerking van websiteaanvragen. Voor Belgische dienstverlening is Het Financieel Huis bv de contracthouder; overige landen worden beheerd door BSJ Invest lda. Bij een specifiek EAP, Guidance- of L&D-traject kan de verantwoordelijkheidsverdeling verschillen. De toepasselijke programma- en privacyinformatie verduidelijkt welke partij welke gegevens verwerkt.

Voor privacyvragen of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via onze contactpagina of het formulier op de GDPR-pagina.

2. Welke gegevens verwerken we?

Bij contact-, offerte-, EAP- en franchiseaanvragen ontvangen we de gegevens die je invult, zoals naam, werkmail, organisatie, telefoonnummer, land en bericht. EAP-aanvragen kunnen ook werknemersaantallen, pakketkeuzes en organisatiegegevens bevatten; franchiseaanvragen kunnen achtergrond, ervaring, netwerk en startplanning bevatten.

We bewaren de afzonderlijke bevestigingen bij aanvragen en het moment waarop ze zijn gegeven. Bij beheeraccounts worden gegevens voor aanmelden en beveiliging verwerkt. Je landvoorkeur kan lokaal in je browser worden bewaard. Technische hosting- en beveiligingsdiensten kunnen verzoekgegevens zoals IP-adres, tijdstip en foutinformatie verwerken.

3. Waarom en op welke rechtsgrond?

We gebruiken aanvraaggegevens om te antwoorden, een offerte voor te bereiden of op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te nemen. Uitvoering van een overeenkomst is de grondslag voor noodzakelijke contractadministratie. Wettelijke verplichtingen kunnen facturatie en bewaring vereisen.

Beveiliging, het voorkomen van misbruik en noodzakelijke bedrijfsopvolging kunnen op een gerechtvaardigd belang berusten, met afweging van je rechten. Waar toestemming nodig is, moet die specifiek en vrij zijn en kun je die intrekken. Een privacyverklaring lezen is niet op zichzelf toestemming voor alle verwerking. Toestemming voor contact over je aanvraag is geen toestemming voor algemene marketing.

4. Gevoelige gegevens en vertrouwelijke begeleiding

Algemene websiteformulieren zijn niet bedoeld voor medische dossiers, identiteitsnummers of gevoelige informatie over werknemers. Vermeld alleen wat noodzakelijk is voor je zakelijke aanvraag. Ondersteuningsgesprekken horen thuis in het daarvoor ingerichte begeleidingskanaal.

EAP-begeleiding is extern en vertrouwelijk. Geen inhoudelijke terugkoppeling naar HR of de werkgever, tenzij de werknemer hier uitdrukkelijk om vraagt en vooraf afspreekt wat gedeeld mag worden. Professionals moeten toepasselijke wettelijke verplichtingen respecteren. Verwerking van gezondheidsgegevens vergt naast een gewone rechtsgrond een toepasselijke uitzondering onder artikel 9 AVG en de nodige professionele waarborgen.

5. Wie kan gegevens ontvangen?

Gegevens zijn bestemd voor medewerkers en dienstverleners die ze nodig hebben voor de betreffende taak, zoals aanvraagopvolging, contractadministratie, hosting en beveiliging. Bij daadwerkelijke begeleiding kunnen professionele partners betrokken zijn, waaronder Workplace Options en Telus Health, afhankelijk van de programma-afspraken. Niet elke websiteaanvraag wordt met deze partners gedeeld.

Met partijen die in opdracht gegevens verwerken horen passende verwerkingsafspraken te gelden. Een zelfstandig professioneel dienstverlener kan zelf verantwoordelijk zijn voor zijn dossier. Werkgevers krijgen geen toegang tot persoonlijke gespreksinhoud via operationele gebruiksopvolging.

6. Internationale verwerking

Een internationaal programma kan dienstverlening of technische verwerking buiten de Europese Economische Ruimte omvatten. Bij zulke doorgiften moet worden vastgesteld welke gegevens worden doorgegeven, aan wie, waarom en welke bescherming geldt.

Waar vereist gelden een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, met beoordeling en aanvullende maatregelen waar nodig. Vraag ons naar de concrete ontvangers, locaties en waarborgen die op jouw programma van toepassing zijn. Deze verklaring is geen garantie dat alle gegevens uitsluitend binnen de EU blijven.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor de beschreven doeleinden en toepasselijke verplichtingen. De noodzakelijke termijn hangt af van aanvraagopvolging, contractduur, fiscale verplichtingen, mogelijke geschillen en professionele dossierregels. Er bestaat dus niet één bewaartermijn voor alle gegevens.

Een eventueel identiteitsdocument bij een privacyverzoek is uitsluitend voor noodzakelijke verificatie bedoeld. Het wordt door bevoegde medewerkers verwijderd zodra de verificatie is afgerond en verdere bewaring niet gerechtvaardigd is. Een minimale registratie van het verzoek en de afhandeling kan nodig blijven om naleving aan te tonen. Vraag ons naar de termijn die op jouw gegevens van toepassing is.

8. Beveiliging en incidenten

Aanvraaggegevens en identiteitsbijlagen zijn niet publiek leesbaar. Identiteitsbijlagen worden in afgeschermde opslag bewaard; toegang is beperkt tot bevoegde beheerders. Voor persoonsgegevens horen passende technische en organisatorische maatregelen te gelden, waaronder toegangsbeheer en beperkte gegevensverzameling.

Geen enkele online omgeving kan absolute veiligheid garanderen. Mogelijke persoonsgegevensincidenten worden beoordeeld; wanneer de AVG dat vereist, wordt de toezichthouder zonder onnodige vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur ingelicht. Betrokkenen worden geïnformeerd wanneer het incident waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten veroorzaakt.

9. Je rechten en klachten

Je kunt, onder de toepasselijke voorwaarden, inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid vragen en bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Toestemming kun je voor de toekomst intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.

Het recht op verwijdering is niet absoluut: wettelijke bewaring, rechtsvorderingen of andere toepasselijke uitzonderingen kunnen verwijdering beperken. In beginsel antwoorden we binnen één maand; bij complexe of meerdere verzoeken kan dit met maximaal twee maanden worden verlengd, met bericht binnen de eerste maand.

Je kunt een klacht indienen bij je bevoegde toezichthouder, bijvoorbeeld de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of de Portugese CNPD. Vooraf contact met ons is niet verplicht.

10. Cookies, wijzigingen en contact

Het cookiebeleid beschrijft cookies en lokale browseropslag. De GDPR-pagina legt de behandeling van privacyverzoeken uit en bevat het formulier voor verwijdering.

Deze verklaring wordt aangepast wanneer doeleinden of werkwijzen wijzigen. Materiële wijzigingen moeten passend worden meegedeeld; een nieuwe tekst maakt onverenigbaar hergebruik niet automatisch toegestaan. Voor vragen kun je contact opnemen met de hieronder vermelde organisatie.