Déclaration de confidentialité

1. Responsable du traitement

BSJ Invest lda, établie à l’adresse indiquée ci-dessous au Portugal, est responsable du traitement des demandes envoyées via le site. Pour les services en Belgique, Het Financieel Huis bv est le titulaire du contrat ; les autres pays sont gérés par BSJ Invest lda. Pour un programme EAP, un parcours Guidance ou un parcours L&D spécifique, la répartition des responsabilités peut différer. Les informations sur le programme et sur la vie privée qui s’appliquent précisent quelle partie traite quelles données.

Pour toute question relative à la vie privée ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter via notre page de contact ou via le formulaire de la page RGPD.

2. Quelles données traitons-nous ?

Pour les demandes de contact, de devis, d’EAP et de franchise, nous recevons les données que vous remplissez, comme votre nom, votre e-mail professionnel, votre organisation, votre numéro de téléphone, votre pays et votre message. Les demandes d’EAP peuvent aussi comporter le nombre d’employés, les formules choisies et des données sur l’organisation ; les demandes de franchise peuvent comporter votre parcours, votre expérience, votre réseau et votre calendrier de démarrage.

Nous conservons les confirmations distinctes données lors des demandes, ainsi que le moment où elles ont été données. Pour les comptes de gestion, des données de connexion et de sécurité sont traitées. Votre choix de pays peut être mémorisé localement dans votre navigateur. Les services techniques d’hébergement et de sécurité peuvent traiter des données de requête telles que l’adresse IP, l’horaire et des informations d’erreur.

3. Pourquoi, et sur quelle base légale ?

Nous utilisons les données de votre demande pour répondre, préparer un devis ou, à votre demande, prendre des mesures précontractuelles. L’exécution d’un contrat est la base de l’administration contractuelle nécessaire. Des obligations légales peuvent imposer la facturation et la conservation.

La sécurité, la prévention des abus et le suivi indispensable de l’activité peuvent reposer sur un intérêt légitime, après mise en balance avec vos droits. Lorsqu’un consentement est nécessaire, il doit être spécifique et libre, et vous pouvez le retirer. Lire une déclaration de confidentialité ne vaut pas, en soi, consentement à tous les traitements. Le consentement à être contacté au sujet de votre demande n’est pas un consentement au marketing général.

4. Données sensibles et accompagnement confidentiel

Les formulaires généraux du site ne sont pas destinés aux dossiers médicaux, aux numéros d’identité ni aux informations sensibles concernant des employés. Indiquez uniquement ce qui est nécessaire à votre demande professionnelle. Les conversations de soutien relèvent du canal d’accompagnement prévu à cet effet.

L’accompagnement EAP est externe et confidentiel. Aucun retour sur le contenu n’est fait aux RH ni à l’employeur, sauf si l’employé le demande expressément et convient au préalable de ce qui peut être partagé. Les professionnels doivent respecter les obligations légales applicables. Le traitement de données de santé nécessite, en plus d’une base légale ordinaire, une exception applicable au titre de l’article 9 du RGPD et les garanties professionnelles nécessaires.

5. Qui peut recevoir les données ?

Les données sont destinées aux collaborateurs et prestataires qui en ont besoin pour la tâche concernée, comme le suivi des demandes, l’administration des contrats, l’hébergement et la sécurité. Dans le cadre d’un accompagnement effectif, des partenaires professionnels peuvent intervenir, dont Workplace Options et Telus Health, selon les accords du programme. Toutes les demandes envoyées via le site ne sont pas partagées avec ces partenaires.

Des accords de sous-traitance appropriés doivent s’appliquer avec les parties qui traitent des données pour notre compte. Un professionnel indépendant peut être lui-même responsable de son dossier. Les employeurs n’ont pas accès au contenu personnel des conversations via le suivi opérationnel de l’utilisation.

6. Traitement à l’international

Un programme international peut impliquer des services ou un traitement technique en dehors de l’Espace économique européen. Pour de tels transferts, il faut déterminer quelles données sont transférées, à qui, pourquoi et quelle protection s’applique.

Lorsque c’est requis, une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types, s’appliquent, avec une évaluation et des mesures supplémentaires si nécessaire. Demandez-nous quels sont les destinataires, les lieux et les garanties concrets applicables à votre programme. Cette déclaration ne garantit pas que toutes les données restent exclusivement dans l’UE.

7. Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire pour les finalités décrites et les obligations applicables. La durée nécessaire dépend du suivi de la demande, de la durée du contrat, des obligations fiscales, des litiges possibles et des règles professionnelles relatives aux dossiers. Il n’existe donc pas un délai de conservation unique pour toutes les données.

Un éventuel document d’identité joint à une demande liée à la vie privée sert uniquement à la vérification nécessaire. Il est supprimé par le personnel habilité dès que la vérification est terminée et que sa conservation n’est plus justifiée. Un enregistrement minimal de la demande et de son traitement peut rester nécessaire pour démontrer la conformité. Demandez-nous le délai qui s’applique à vos données.

8. Sécurité et incidents

Les données des demandes et les pièces d’identité jointes ne sont pas lisibles publiquement. Les pièces d’identité sont conservées dans un espace de stockage protégé ; l’accès est réservé aux administrateurs habilités. Pour les données personnelles, des mesures techniques et organisationnelles appropriées doivent s’appliquer, notamment la gestion des accès et la limitation de la collecte de données.

Aucun environnement en ligne ne peut garantir une sécurité absolue. Les éventuels incidents liés aux données personnelles sont évalués ; lorsque le RGPD l’exige, l’autorité de contrôle est informée dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures. Les personnes concernées sont informées lorsque l’incident est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits.

9. Vos droits et réclamations

Sous les conditions applicables, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à certains traitements. Vous pouvez retirer votre consentement pour l’avenir, sans affecter la licéité des traitements antérieurs.

Le droit à l’effacement n’est pas absolu : une conservation légale, des actions en justice ou d’autres exceptions applicables peuvent le limiter. En principe, nous répondons dans un délai d’un mois ; pour des demandes complexes ou multiples, ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum, avec information dans le premier mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle compétente, par exemple l’Autorité de protection des données belge (APD), l’Autoriteit Persoonsgegevens néerlandaise (AP) ou la CNPD portugaise. Il n’est pas obligatoire de nous contacter au préalable.

10. Cookies, mises à jour et contact

La politique de cookies décrit les cookies et le stockage local du navigateur. La page RGPD explique le traitement des demandes liées à la vie privée et contient le formulaire d’effacement.

Cette déclaration est adaptée lorsque les finalités ou les pratiques changent. Les modifications importantes doivent être communiquées de manière appropriée ; un nouveau texte ne rend pas automatiquement admissible une réutilisation incompatible. Pour toute question, vous pouvez contacter l’organisation indiquée ci-dessous.