RGPD & protection des données (GDPR)

1. RGPD, GDPR et AVG sont un seul et même règlement

RGPD est l’abréviation française du Règlement général sur la protection des données ; GDPR en est l’abréviation anglaise et AVG l’abréviation néerlandaise. Cette page complète la déclaration de confidentialité et explique notre approche des demandes d’exercice de droits. Il n’existe pas de seconde loi distincte ni besoin d’un consentement général supplémentaire.

2. Principes de la protection des données

Le traitement doit être licite, loyal et transparent. Les données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, limitées à ce qui est nécessaire, tenues exactes et non conservées plus longtemps que nécessaire. L’accès et la sécurité doivent être adaptés aux risques.

Dans le cadre des programmes, les parties déterminent qui est responsable du traitement et qui traite les données pour son compte. Des accords de sous-traitance, une évaluation des transferts internationaux et, lorsque c’est requis, une analyse d’impact relative à la protection des données font partie de cette réflexion. Cette page ne constitue pas une certification ni une garantie absolue de conformité.

3. Quels droits pouvez-vous exercer ?

Selon le traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité, ou vous opposer au traitement. Vous pouvez retirer un consentement applicable. Pour les demandes autres que l’effacement, vous pouvez utiliser notre page de contact ; vous n’avez pas besoin d’y joindre un document d’identité.

4. Le droit à l’oubli

Via le formulaire ci-dessous, vous pouvez demander la suppression de données personnelles qui ne sont plus nécessaires ou pour lesquelles il n’existe plus de base valable. Indiquez si possible quelles données ou quelle demande antérieure sont concernées, sans détails médicaux ni autres détails sensibles inutiles.

Nous ne supprimons pas automatiquement toutes les données dès réception. Nous examinons d’abord votre identité, la demande et d’éventuelles exceptions, comme une conservation légale ou des données nécessaires à des actions en justice. En cas de suppression partielle ou de refus, nous vous en expliquons la raison et vos possibilités.

5. Vérifier l’identité sans données excessives

Une copie de votre carte d’identité n’est pas obligatoire par défaut. Des informations supplémentaires nécessaires ne peuvent être demandées qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité. Une vérification par e-mail ou une autre méthode moins intrusive peut suffire.

Le champ de téléversement est donc facultatif. Ne joignez une copie protégée que sur demande, en masquant les numéros d’identification, la photo, la signature et les autres données non nécessaires. Le document n’est pas public et est supprimé par un collaborateur habilité après la vérification nécessaire, dès que sa conservation n’est plus justifiée.

6. Traitement et délai de réponse

Votre demande est enregistrée comme demande distincte relative à la vie privée et n’est accessible qu’aux administrateurs habilités. Vous recevez immédiatement une référence comme accusé de réception. Un collaborateur doit ensuite examiner la demande et effectuer la vérification et le traitement nécessaires.

En principe, une réponse sur le fond est donnée dans un délai d’un mois. Pour des demandes complexes ou multiples, jusqu’à deux mois supplémentaires peuvent être nécessaires ; nous vous informons de la prolongation et de sa raison dans le premier mois. Les demandes sont en principe gratuites ; seules les exceptions légalement autorisées pour les demandes manifestement infondées ou excessives peuvent s’appliquer.

7. Effacement chez les destinataires et sauvegardes

Lorsque le RGPD l’exige, les destinataires concernés sont informés d’une rectification, d’un effacement ou d’une limitation, sauf si cela se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. Demandez-nous quels destinataires s’appliquent à vos données.

Les sauvegardes techniques et les dossiers légaux peuvent entraîner des limites. Lors du traitement, il faut expliquer quelles données sont effacées, lesquelles sont éventuellement conservées, sur quelle base et comment leur usage ultérieur est limité. Un accusé de réception ne signifie donc pas que toutes les sauvegardes ont aussi été effacées.

8. Réclamations et accompagnement confidentiel

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente. La page RGPD contient des liens vers le RGPD et les autorités de contrôle. Il n’est pas nécessaire de nous contacter d’abord.

Une demande d’exercice de droits n’entraîne aucun retour personnel aux RH. L’accompagnement EAP individuel reste externe et confidentiel, conformément aux règles professionnelles et aux obligations légales applicables.